De organisatie

De winkelorganisatie heeft een wonderlijke mix van producten van natuurlijk eenvoud die toch perfect bij elkaar passen. De organisatie heeft alle modegrillen, economische crises en veranderende denkbeelden de afgelopen 45 jaar overleefd en heeft haar identiteit in de ontwikkeling die zij door heeft gemaakt behouden. De focus ligt de komende jaren enerzijds op organische groei en expansie in binnen- en buitenland, en anderzijds op versterking van het concept (de merkidentiteit). Het doel is de bekendheid en verbondenheid met het concept te vergroten en de hoge waardering te handhaven. Aandacht aan klanten geven, hen inspireren, helpen ontdekken en verrassen zijn belangrijke speerpunten voor het personeel. Ook richting de interne organisatie ligt de nadruk op duurzaamheid en investeert de organisatie in haar personeel. Eigenheid, autonomie en ondernemerschap met passie zijn daarbij kernwaarden.

Operationele zaken is het organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor de operationele bedrijfsprocessen die ondersteunend zijn aan het primaire proces en deels gecoördineerd worden vanuit het distributiecentrum en deels vanuit het kantoor in Amsterdam. Het doel is om 2 à 3 nieuwe winkels per jaar te openen met het onderscheidend concept waarmee consumenten verbonden willen zijn. Onder Operationele zaken vallen de aandachtgebieden: supplychain, inkoop, logistiek, vastgoed, gebouwenbeheer & onderhoud, ICT, juridische zaken en veiligheid.

De functie

De manager inkoop rapporteert aan de Supply chain manager en vertaalt de strategie van de organisatie naar een inkoopbeleid en stuurt zijn/haar team daarop aan. De focus ligt op het zo duurzaam mogelijk inkopen cq bestellen (replenishment) van het door category management geselecteerde assortiment tegen minimale transportkosten en met een optimale leverbetrouwbaarheid bij een zo laag mogelijk voorraadniveau.
De manager inkoopplanning regelt en organiseert met het team niet alleen alle operationele zaken rondom het inkoopproces, maar optimaliseert ook de voorraad in nauw overleg met category management en maakt daartoe de nodige afspraken met leveranciers. Hij/zij houdt nauwlettend de procedures in het oog, kent de systemen en weet welke wegen te bewandelen om problemen op te lossen en vragen beantwoord te krijgen. Hij gaat zorgvuldig met informatie om, werkt nauwkeurig en is door zijn bekendheid met de procedures, werkwijzen en systemen in staat zijn team snel en effectief te laten handelen. Voor Categorie-management is hij de steun en toeverlaat als het gaat om optimaal voorraadbeheer. Afwijkingen en onvolkomenheden weet hij tijdig te signaleren, op te lossen en te communiceren richting de juiste personen, zowel binnen de organisatie als met leveranciers.

Resultaatprofiel / kpi's

Planvorming

Strategie wordt in samenspraak met de manager supplychain en ICT en de operationeel directeur vertaald naar een inkoopbeleid, dat zich kenmerkt door heldere procedures en processen en door een eenduidig en concreet plan van aanpak gericht op realisatie van maximaal commercieel resultaat tegen minimale verwervings- en voorraadkosten.

Voorraadbeheer

Inkooporders zijn gemaakt c.q. bestellingen zijn geplaatst conform opdracht en administratieve procedures, rekening houdend met levertijden, waarbij onvolkomenheden en onduidelijkheden zijn geconstateerd, gecommuniceerd en opgelost, en leveranciersperformance is gemonitord.

Factuurcontrole

Facturen zijn gecontroleerd, issues en onvolkomenheden zijn gesignaleerd, afgestemd en gecommuniceerd met de betreffende leverancier, zodanig dat facturen aansluiten op daadwerkelijk geleverde goederen conform geldende tarieven en voorwaarden.

Goederenstroom

De verzending, het transport en de ontvangst van bestelde goederen is geregeld en gemonitord. Dat samenwerking en afspraken met forwarders (inklaring) zijn helder en duidelijk. Afwijkingen van afspraken zijn op tijd gesignaleerd, zodanig dat passende acties tijdig kunnen worden ondernomen.
Er dienen afspraken gemaakt te worden met leveranciers om zo duurzaam mogelijk de producten te verpakken.

Personeel

Aansturen van het team inkoopplanning, zodanig dat:

• medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt;
• maximale resultaten behaald worden én mensen met plezier hun werk uitvoeren;
• er een optimale werksfeer en samenwerking is;
• de betrokkenheid bij de organisatie hoog is;
• de autonomie onder medewerkers groot is en eigen initiatieven aangemoedigd worden.
• duurzame inzetbaarheid;
• kwaliteit (individuele) medewerkers;
• verzuim- en verloopcijfers;
• medewerkersbetrokkenheid/ -tevredenheid;
• resultaten c.q. realisatie doelstellingen.